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公益律师公益律师  2022-05-31 11:49 公益律师 隐藏边栏 |   抢沙发  1 

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【案例解析:员工透支年假过多,HR怎么办?最近新入职到一家做HR专员,在整理员工年假的时候发现公司很多员工都倒欠公司年假,多的人都欠了有近20天。了解情况后才知道,原来公司以往是允许员工预支年假,额度由各部门领导自行掌控,而今年春节公司额外多放了C天假,前段时间因疫情导致部分无法居家办公的同事也放了几天假,这些假期都被公司统一纪录为预支的年假。正是这些历史原因,导致不少员工都存在年假透支情况,欠的多的得在公司再干C-D年才能还清。请问各位老师,这样的情况存在哪些风险,我应该怎么办呢?是放任不管还是按事假在工资中扣除,或是其他处理办法?员工透支年假过多,HR怎么办?】

【摘要:本文第一部分分享了与本案例相关的关于年假相关的法律法规的规定;本文第二部分提供了参考的解决方案及避免出现类似情况的建议。】

一、年假法条面面观:

因为题主在题干中没有披露贵司《考勤制度》对于年休假以及预支年休假的相关规定,所以我无法给到切合题主公司实际的方案,具体的解决方案还要题主根据本文中提供的思路进行参考,并结合公司实际予以设计。

第一,《考勤制度》中关于年休假天数的规定要合法。

看到题主提到的问题,我首先浮现出来一个疑问——贵司《考勤制度》中对员工年休假的天数规定是否符合国家相关法律法规的要求,否则怎么会出现“欠的多的得在公司再干C-D年才能还清”的情况呢?我们先来看一下对于年休假主体及天数,国家相关法律法规是如何规定的。

《中华人民共和国宪法》第四十三条 “中华人民共和国劳动者有休息的权利。国家发展劳动者休息和休养的设施,规定职工的工作时间和休假制度。”

《劳动法》第四十五条 “国家实行带薪年休假制度。劳动者连续工作A年以上的,享受带薪年休假。具体办法由国务院规定。”

《职工带薪年休假条例》第三条 “职工累计工作已满A年不满A0年的,年休假E天;已满A0年不满20年的,年休假A0天;已满20年的,年休假AE天。国家法定休假日、休息日不计入年休假的假期。”

《企业职工带薪年休假实施办法》第四条 “年休假天数根据职工累计工作时间确定。职工在同一或者不同用人单位工作期间,以及依照法律、行政法规或者国务院规定视同工作期间,应当计为累计工作时间。”

需要注意的是,《劳动法》第四十五条规定的“劳动者连续工作A年以上的”,并不是指在题主公司工作A年以上,在《企业职工带薪年休假实施办法》第四条规定得非常清楚,“年休假天数根据职工累计工作时间确定。职工在同一或者不同用人单位工作期间,以及依照法律、行政法规或者国务院规定视同工作期间,应当计为累计工作时间。”

A)综上,在第一步,题主需要根据相关法律规定,对照一下贵司《考勤制度》,看贵司对相关员工的应休年假核算是否符合国家相关法律规定;

2)除了要看年假核算天数是否正确之外,对于去年公司相关员工应休未休年假是如何处理的?是按实结转到今年还是已经给到相关补偿?这个也要符合相关法律规定。

第二,公司统一安排春节年休假合法。

《职工带薪年休假条例》第五条“单位根据生产、工作的具体情况,并考虑职工本人意愿,统筹安排职工年休假”。

由本条规定可知,劳动者休年假并非只有自己主动向公司提出年休假申请一条途径,用人单位也是可以“根据生产、工作的具体情况”主动安排的。这一条规定也体现了用人单位根据自身经营状况统筹安排员工休年休假系其法定义务,即便劳动者不主动提出申请,也不能视为劳动者放弃休年休假的权利。

因为年休假制度设定的目的,是为了保障劳动者休息的权利,让劳动者能够享受较长时间的休息休假,以维持和恢复其劳动能力。在双方存在劳动关系的前提下,用人单位有权安排员工休年休假。只要明确了那三天假期为年休假,那就保障了员工休假权利,可以视为年休假性质。

第三,因疫情而被安排休假的假期性质确定。

对于题主题干中提到的“前段时间因疫情导致部分无法居家办公的同事也放了几天假,这些假期都被公司统一纪录为预支的年假。”那几天假期是否可以被认定为年假呢?也就是说在题主提到的这种特殊情况下,带薪年假公司是否有权强制使用?

我们先来看相关法律法规的相关规定。

《职工带薪年休假条例》第五条 “单位根据生产、工作的具体情况,并考虑职工本人意愿,统筹安排职工年休假。”

《企业职工带薪年休假实施办法》第九条规定:“用人单位根据生产、工作的具体情况,并考虑职工本人意愿,统筹安排年休假。”

人力资源社会保障部等四部门2020年2月G日发布的《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间稳定劳动关系支持企业复工复产的意见》(人社部发〔2020〕H号)规定:“对不具备远程办公条件的企业,与职工协商优先使用带薪年休假、企业自设福利假等各类假”。

从上述条款可知,用人单位有权统筹安排劳动者带薪年休假,与劳动者协商是用人单位需履行的程序,但并未要求“必须协商一致”。无论劳动者是否同意,用人单位都可以在履行协商程序后统筹安排带薪年休假。

可能题主会担心“员工以以未经过协商一致或未考虑本人意愿为由,主张已休的年休假无效,并要求相应支付未休年休假工资报酬”。

北京市高级人民法院、北京市劳动人事争议仲裁委员会《关于审理新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间劳动争议案件法律适用问题的解答》已明确作出解答:

“AF.用人单位在疫情防控延迟复工期间,安排劳动者休带薪年休假或单位自设福利假等各类假,劳动者以未经过协商一致或未考虑本人意愿为由,主张已休的年休假无效,并要求相应支付未休年休假工资报酬的,是否支持?

答:依据《职工带薪年休假条例》规定,对当年(或跨A个年度)具体休带薪年休假的方案,由用人单位根据生产、工作的具体情况,并考虑劳动者本人意愿统筹安排,未要求用人单位必须与劳动者协商一致才可决定如何安排休带薪年休假。用人单位自设福利假等各类假同理,故对劳动者的该项请求不予支持。”

TipsA:题主如果想找到适合公司面临问题的解决思路首先要明确自己公司关于年假天数的相关规定、统计是否符合国家相关法律法规的规定。另外,贵司的春节三天假期及疫情期间的部分员工的休假认定为年假符合相关法律法规规定。

二、处理方式要合规:

对于题主说到的年假“透支”情况如何合规处理,其实在相关法律法规中也有规定。

《企业职工带薪年休假实施办法》第十二条 “用人单位当年已安排职工年休假的,多于折算应休年休假的天数不再扣回。”

可见如果用人单位安排职工年休假多于应休年休假的,不再扣回。

另外,需要注意的是,在今后休假管理过程中,流程设计要合理。比如在休假流程发起的时候或公司要统一安排相关员工休年假时,应该先由人力资源部来备注相关员工准确的应休未休年假天数,以杜绝再出现此类“年假透支”使用事宜。

鉴于题主刚刚入职,且只是专员岗位,题主可以把相关处理建议及对于年休假审批流程的相关建议反馈给人力资源部领导,建议可以先由人力资源部内部形成一个统一意见,如果在法律方面还需要咨询,建议由人力资源部对接公司法务部门或者是公司外聘法律顾问,寻找适合贵司情况的解决方案,然后形成《**公司****员工年假透支事宜的情况说明》把建议解决方案上报给公司领导,请公司领导最终决定采取何种适合方案。

Tips2:因为我不是法律专业的,关于年假透支的法条我只找到了那一条,至于是否合适,建议题主还是要咨询贵司法务部门或者外聘的法律顾问。

TipsC:透支情况出现已经属于管理上的“意外”,年假透支应如何解决,还是建议题主所在公司的人力资源部结合法务部意见来给出符合公司实际情况的、可行的方案,以《**公司****员工年假透支事宜的情况说明》专题报告的形式上报给公司领导来决定如何处理,这不是题主权限范围内可以处理的情况。

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